در اجرای احکام بند ج تبصره 7 قانون بودجه 1402 در خصوص هوشمندسازی خدمات و حذف استعلامات کاغذی و اعلام آمادگی شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه برای ارسال الکترونیکی اطلاعات مربوط به مجامع شرکت‌های بورسی و فرا بورسی با همکاری سازمان بورس اوراق بهادار مقرر شد سازمان ثبت‌اسناد و املاک کشور سرویس ثبت صورت‌جلسه مجامع ثبت شرکت‌ها با اقلام ورودی و خروجی به شرح ذیل در مرکز ملی تبادل اطلاعات ارائه دهد.
تبصره 1) سایر ارائه‌دهندگان خدمت برگزاری مجامع برخط حسب اعلام سازمان بورس اوراق بهادار و بر اساس شرایط و ضوابط دستورالعمل بند چ ماده 68 قانون برنامه ششم توسعه می‌توانند از فرایند و ضوابط فوق برای ارائه خدمات برخط به سازمان ثبت‌اسناد و املاک استفاده نمایند.
تبصره 2) شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه موظف است سرویس‌های لازم برای برگزاری مجامع الکترونیکی را مطابق شرایط مشخص‌شده از سوی سازمان بورس و اوراق بهادار، در اختیار ناشرین قرار دهد.
تبصره 3) سازمان بورس و اوراق بهادار سرویس ثبت اطلاعات مجامع در سامانه کدال را در اختیار شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه قرار دهد.
تبصره 4) سرویس ثبت صورت‌جلسه مجامع حاوی اقلام اطلاعاتی مربوط به امضای الکترونیکی (امضای دیجیتال یا مهرسازمانی) ناشر یا بورس اوراق بهادار حسب مورد (اختیاری یا اجباری) است. در مواردی که صورت‌جلسه شامل تغییرات اساسنامه‌ای است (مجامع عمومی فوق‌العاده) یا در مواردی که ناشر در زمره نهادهای مالی ثبت‌شده نزد سازمان بورس و اوراق بهادار باشد، الزاماً باید حاوی امضای الکترونیکی سازمان بورس و اوراق بهادار باشد.
شرح جزییات سرویس
این سرویس در ورودی شامل دسته‌های اطلاعات مربوط به سمت شخص صورت‌جلسه (اصیل یا نماینده)، اشخاص صورت‌جلسه (لیست حاضرین)، تصمیمات صورت‌جلسه، صورت‌جلسه، نوع مجمع/صورت‌جلسه و خوشه و گروه و اقلام اطلاعاتی امضای دیجیتال ناشر و سازمان بورس اوراق بهادار بوده و در خروجی پذیرش یا رد صورت‌جلسه و کد پذیرش (موقت/ نهایی) که در صورت رد در یک‌قلم اطلاعاتی دیگر علت رد اعلام می‌شود.
دسته صورت جلسه شامل
1- شماره دسترسی صورت‌جلسه، نام متقاضی، نام انگلیسی متقاضی، نام خانوادگی متقاضی، نام خانوادگی انگلیسی متقاضی، شماره همراه متقاضی جهت ارسال پیامک، شماره ملی متقاضی، تابعیت متقاضی، کد پستی شرکت، ردیف نوع شرکت، ردیف نوع جلسه/صورت‌جلسه، زمان ثبت صورت‌جلسه، ردیف انتقالی به واحد، تاریخ پذیرش نهایی، شخصیت دارای شعبه داخلی می‌باشد، دارای استثنا می‌باشد، آیا وجود مدارک مربوطه توسط متقاضی تائید گردیده است، شعبه دادگاه، تاریخ دادنامه، شماره دادنامه، شماره صورت‌جلسه پس از ثبت در واحد ثبتی، متن ابلاغیه صورت‌جلسه، متن رسید صورت‌جلسه، متن صورت‌جلسه، نام شرکت، شناسه ملی شرکت، ردیف وضعیت اشیاء، تاریخ مراجعه متقاضی به ثبت شرکت‌ها، ردیف واحد دریافت‌کننده صورت‌جلسه، زمان ثبت صورت‌جلسه در واحد ثبتی، تاریخ اظهارنظر متقاضی در مورد آگهی، نظر متقاضی در مورد آگهی، تاریخ جلسه، ساعت خاتمه جلسه، ساعت شروع جلسه، شرح دارندگان حق امضاء، نام خانوادگی امضاء کننده دفتر ثبت شرکت‌ها، نام خانوادگی انگلیسی امضاء کننده دفتر ثبت شرکت‌ها، وضعیت حق توکیل امضاء کننده دفتر ثبت شرکت‌ها، تاریخ وکالت‌نامه/برگ نمایندگی امضاء کننده دفتر ثبت شرکت‌ها، شماره وکالت‌نامه/برگ نمایندگی امضاء کننده دفتر ثبت شرکت‌ها، نام امضاء کننده دفتر ثبت شرکت‌ها، نام انگلیسی امضاء کننده دفتر ثبت شرکت‌ها، شماره ملی امضاء کننده دفتر ثبت شرکت‌ها، تابعیت امضاء کننده دفتر ثبت شرکت‌ها، سمت امضاء کننده دفتر ثبت شرکت‌ها، وضعیت جلسه، وضعیت بازداشت
دسته سمت شخص صورت جلسه شامل
- ردیف سمت شخص حاضر یا نماینده دار در جلسه از اشخاص شرکت (رئیس‌ها یا سهام‌داران) (اجباری)
- سمت شخص جلسه (اجباری) 3- ردیف اشخاص صورت‌جلسه (اختیاری) است.
دسته تصمیمات صورت‌جلسه شامل
- ردیف صورت‌جلسه
- ردیف نوع تصمیم/تغییر در صورت‌جلسه/شرکت هر دو اختیاری است.
نوع مجمع/صورت‌جلسه شامل
- کد
- وضعیت
- عنوان هر سه اختیاری
دسته اشخاص صورت‌جلسه شامل
- ردیف صورت‌جلسه
- تاریخ فوت (اجباری)
- در قید حیات (بلی/خیر) (اجباری)
- تاریخ تولد/ثبت (اجباری)
- نام شخص (اجباری)
- نام خانوادگی شخص (اجباری)
- شماره ملی/شناسه ملی شخص (اجباری)
- نام پدر شخص (اجباری)
- نام انگلیسی شخص (اجباری)
- نام خانوادگی انگلیسی شخص (اجباری) 1
- تابعیت شخص
- نوع شخص
- شماره ثبت شخص (اجباری)
| ردیف | وظایف محوله | نهاد متولی | نهاد همکار | تبصره | مهلت اجرا |
| 1 | ارائه سرویس ثبت صورت‌جلسه مجامع ثبت شرکت‌ها با اقلام ورودی و خروجی در مرکز ملی تبادل اطلاعات | سازمان ثبت‌اسناد و املاک کشور | سازمان بورس اوراق بهادار |
تبصره 1) ارائه خدمات برخط به سازمان ثبت‌اسناد و املاک توسط سایر ارائه‌دهندگان خدمت برگزاری مجامع برخط حسب اعلام سازمان بورس اوراق بهادار و بر اساس شرایط و ضوابط دستورالعمل بند چ ماده 68 قانون برنامه ششم توسعه تبصره 2) به اشتراک‌گذاشتن سرویس‌های لازم برای برگزاری مجامع الکترونیکی را مطابق شرایط مشخص‌شده از سوی سازمان بورس و اوراق بهادار توسط شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه تبصره 3) به اشتراک‌گذاشتن سرویس ثبت اطلاعات مجامع در سامانه کدال با شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه |
- |