دستورالعمل اجرایی مدیریت نظاممند اسناد الکترونیکی
مقدمه
شورای اجرایی فناوری اطلاعات در هفدهمین جلسه مورخ 1399/7/22 بر اساس پیشنهاد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، سازمان اداری و استخدامی کشور و سازمان فناوری اطلاعات ایران و در راستای اجرایی کردن مصوبه سیصد و سی و سومین جلسه شورای اسناد ملی ایران مورخ 97/5/6 در خصوص یکسانسازی تولید اسناد و مدارک الکترونیکی و لزوم تدوین دستورالعملهای لازم برای ساماندهی اینگونه اسناد و مدارک و در راستای اجرای قانون اسناد ملی ایران مصوب 1349/2/1349 و تبصره ماده یک و شرح وظایف شورا از ماده(5) قانون مذکور و با عنایت به بخشنامه شماره 260969/38951 مورخ 1388/12/26 در خصوص اسناد الکترونیکی؛ دستورالعمل اجرایی مدیریت نظاممند اسناد الکترونیکی ج.ا.ا به انضمام فرادادههای ضروری برای تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد و سوابق اداری، شیوهنامه فنی پیادهسازی آن را تصویب نمود.
ماده 1) تعاریف
اسناد الکترونیکی
به اسنادی اطلاق میشود که حاوی اطلاعاتی در مورد فعالیتها و تصمیمهای دستگاههای اجرائی بوده و بر روی رسانههای الکترونیکی دریافت، ایجاد، ویرایش، تبادل و ذخیره می شوند.
فراداده های اسناد الکترونیکی
عناصر داده ای موردنیاز برای توصیف هر سند مانند شناسه یکتا، دستگاه یا فرد تولیدکننده، موضوع، تاریخ، حقوق دسترسی، اطلاعات تعیین تکلیف (موضوع بند الف و ب ماده 5 قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران)، و مانند آن است که امکان بازیابی، انتقال و نگهداری نظام مند اسناد الکترونیکی را فراهم می کنند.
داده های پایه
داده هایی هستند که بهعنوان مقادیر معین (مانند ردیف های تعیین تکلیف اسناد، اصطلاحات عمومی اداری، انواع طبقه بندی اسناد و ...) در سامانه های اسناد الکترونیکی مورداستفاده قرار می گیرند.
شمس
شناسه ملی سند که بهاختصار شمس نامیده میشود، موضوع ماده 5 بخشنامه شماره 1739836 مورخ 1396/12/15 سازمان اداری و استخدامی کشور.
دستگاههای اجرایی
دستگاههای موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری بهاستثنای دستگاههای لایحه اصلاح ماده (8) قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران .
سازمان
سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران .
سماد
سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی است که اصول حاکم بر مدیریت اسناد (دریافت، شناسایی، طبقهبندی، نگهداری و تعیین تکلیف، اشاعه و تحویل و راهبری) را منطبق بر استاندارد ISO 16175 بر روی اسناد الکترونیکی اعمال میکند.
ماده 2) اهداف
1) استانداردسازی فراداده های ضروری تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد الکترونیکی و بهکارگیری آن در سامانه های مرتبط در دستگاه های اجرایی کشور.
2) تعیین قالب های فایل مورد تأیید در تولید اسناد الکترونیکی.
3) اختصاص شناسه ملی سند (شمس) به تمام اسناد الکترونیکی کشور در زمان تولید.
4) اعمال مصوبات شورای اسناد ملی در خصوص امحاء یا انتقال اسناد الکترونیکی به سازمان از زمان تولید این اسناد در سامانه های دستگاه های اجرایی کشور.
5) تسهیل و تسریع فرایندهای مربوط به مدیریت اسناد الکترونیکی و تضمین اصالت و اعتبار اسناد الکترونیکی برای بلندمدت قبل از انتقال به آرشیو سازمان.
ماده 3) تکالیف دستگاههای موضوع مصوبه
سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران
1) تهیه و بهروزرسانی استاندارد فراداده های ضروری اسناد الکترونیکی و شیوه نامه فنی پیاده سازی آن، اولویت های قالب فایل های اسناد الکترونیکی، ردیف های تعیین تکلیف اسناد و شیوه نامه ها و راهنماهای کاربردی لازم، حداکثر تا 5 ماه پس از ابلاغ این مصوبه.
2) پیگیری پیادهسازی و استفاده از سامانههای استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاههای اجرایی با هماهنگی کارگروه تعاملپذیری دولت الکترونیکی و سازمان اداری و استخدامی کشور، حداکثر تا 15 ماه پس از ابلاغ این مصوبه.
3) ایجاد و استقرار سماد و برقراری ارتباط برخط آن با سامانههای استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاههای اجرایی، حداکثر تا 18 ماه پس از ابلاغ این مصوبه.
4) تهیه شیوه نامه استاندارد فرادادههای رایانامههای سازمانی دستگاههای اجرایی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات و سازمان اداری و استخدامی کشور حداکثر تا 6 ماه پس از ابلاغ این مصوبه.
5) ارائه گواهینامه استاندارد اسناد الکترونیکی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات حداکثر ظرف مدت 1 ماه از تاریخ درخواست شرکت تولیدکننده سامانه.
6) تهیه و تدوین اصطلاحنامه عمومی اداری و بهروزرسانی آن حداکثر ظرف مدت 6 ماه پس از ابلاغ مصوبه.
وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات
1) فراهم نمودن زیرساخت ها و بستر ارتباطی امن و پایدار برای تبادل اسناد الکترونیکی بین دستگاههای اجرایی و سازمان.
2) همکاری با سازمان جهت حصول اطمینان از رعایت معیارها و استاندارد سامانههای تولید اسناد الکترونیکی در دستگاههای اجرایی.
سازمان اداری و استخدامی کشور
1) ارائه عناوین و شناسه خدمات دستگاههای اجرایی بهمنظور استفاده در تدوین اصطلاحنامههای اداری عمومی و تخصصی.
2) اعلام شناسه یکتای پست سازمانی و شناسه یکتای واحد سازمانی بهمنظور استفاده در ساختار شمس و فراداده های ضروری اسناد الکترونیکی .
3) لحاظ نمودن شاخصهای مرتبط با موضوع این مصوبه به پیشنهاد سازمان در ارزیابی عملکرد سالیانه دستگاههای اجرایی .
4) دریافت و بررسی پیشنهادات و تهیه و تدوین پیشنویس کلیه مصوبات مربوط به اسناد الکترونیکی با همکاری سازمان و پیگیری تصویب و ابلاغ آنها.
سازمان ثبتاسناد و املاک کشور
ارائه شناسه ملی اشخاص حقوقی برای استفاده در ساختار شمس .
وزارت صنعت، معدن و تجارت
استقرار و کاربردی شدن امضای الکترونیکی در کلیه تبادلات و اسناد .
دستگاههای اجرایی
1) استفاده از سامانه های دارای گواهینامه استاندارد اسناد الکترونیکی حداکثر ظرف مدت یک سال از تاریخ ابلاغ این مصوبه .
2) انتقال داده ها و اسناد الکترونیکی تولیدشده قبل از این مصوبه به سامانه های استاندارد حداکثر ظرف مدت یک سال پس از ابلاغ.
تبصره) سازمان برنامهوبودجه کشور هزینه های لازم برای اجرای تکالیف این ماده را در لایحه بودجه سنواتی دستگاه های اجرایی پیش بینی نماید.
3) تولید اصطلاحنامه اختصاصی در چارچوب شیوه نامه های استاندارد (ISO 25964) با همکاری سازمان.
4) استفاده از شمس در تولید اسناد الکترونیکی.
5) اتصال به سماد برای تعیین تکلیف و انتقال اسناد الکترونیکی بر اساس قانون اسناد ملی ایران و بهروزرسانی داده های پایه در سامانه های خود پس از استانداردسازی، حداکثر ظرف مدت 24 ماه پس از ابلاغ مصوبه.
6) استفاده از گواهی امضای الکترونیکی در کلیه سامانههای تولید اسناد الکترونیکی، حداکثر ظرف مدت 12 ماه پس از ابلاغ مصوبه.
